Quelle: https://docs.printstack.de/datenschutz/ Inhaltsverzeichnis: https://docs.printstack.de/llms.txt # Datenschutz und gespeicherte Daten Printstack verarbeitet Empfängerdaten, damit Print-Mailings vorbereitet, geprüft und an die Deutsche Post übertragen werden können. Auf dieser Seite erfährst du, wie du den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt, wie Printstack die Daten schützt und wann du Daten selbst oder automatisch löschen lassen kannst. **Datenschutz auf einen Blick** - Die Printstack-Anwendung, Datenbank und Backups werden ausschließlich bei Hetzner in Deutschland betrieben. - Inhalts- und Adressdaten werden verschlüsselt gespeichert und nur für notwendige Verarbeitungsschritte entschlüsselt. - Der reguläre Printstack-Support hat keinen Klartextzugriff auf die Empfängerdaten. - Sendungsdaten werden zweckgebunden verarbeitet und nach festgelegten Fristen automatisch gelöscht. - Einen AV-Vertrag kannst du direkt über Printstack herunterladen und mit uns abschließen. ## Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Der Download des AV-Vertrags allein schließt den Vertrag noch nicht ab. Du musst das Dokument ergänzen, unterschreiben und an Printstack zurücksenden: 1. Öffne in Printstack **Einstellungen → Datenschutz**. 2. Wähle im Bereich **Auftragsverarbeitung nach DSGVO** die Aktion **AV-Vertrag herunterladen (PDF)**. 3. Ergänze im PDF die Angaben deines Unternehmens und unterschreibe den Vertrag an der dafür vorgesehenen Stelle. 4. Sende das unterschriebene Dokument mit dem Betreff `AV-Vertrag [Firmenname]` an [kontakt@printstack.de](mailto:kontakt@printstack.de). 5. Printstack zeichnet den Vertrag gegen und sendet dir ein Exemplar für deine Unterlagen zurück. ![Datenschutz-Einstellungen in Printstack mit der Schaltfläche zum Herunterladen des AV-Vertrags](https://docs.printstack.de/screenshots/einstellungen-datenschutz/av-vertrag.webp) Den vorgefertigten AV-Vertrag findest du unter Einstellungen → Datenschutz **Individuelle Anforderungen** Benötigst du einen individuell abgestimmten AV-Vertrag oder Hilfe beim Ablauf, schreibe ebenfalls an [kontakt@printstack.de](mailto:kontakt@printstack.de). Printstack bildet derzeit keinen digitalen Signatur- oder Vertragsstatus in der Anwendung ab. Ob und in welcher Form du einen AV-Vertrag benötigst, hängt von deiner konkreten Nutzung und Verantwortlichkeit ab und sollte im Zweifel fachlich geprüft werden. ## Welche Daten Printstack verarbeitet - **Mailing-Empfängerdaten:** beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und die von dir freigegebenen Personalisierungswerte - **Nutzer- und Organisationsdaten:** beispielsweise Angaben zur Organisation, zum Printstack-Nutzer und zur Abrechnung - **Technische Metadaten:** beispielsweise Zeitpunkte und Verarbeitungsstatus, die für Betrieb, Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse erforderlich sind Printstack verarbeitet diese Daten zweckgebunden. Die folgenden Schutz- und Löschregeln beziehen sich vor allem auf die Inhalts- und Adressdaten deiner Sendungen. Für Nutzerkontodaten und technische Betriebsinformationen können andere Anforderungen und Fristen gelten. ## Hosting und Datenstandort Die Printstack-Anwendung, ihre Datenbank und die zugehörigen Backups werden bei Hetzner ausschließlich in Deutschland betrieben. Die in der Printstack-Anwendung gespeicherten Mailing- und Anwendungsdaten werden im Rahmen dieses Hostings nicht in ein Drittland übertragen. Damit sind Hosting und Speicherung der Printstack-Kernanwendung auf eine DSGVO-konforme Verarbeitung in Deutschland ausgerichtet. Für eine rechtmäßige Nutzung bleibt zusätzlich entscheidend, dass du Empfängerdaten auf einer geeigneten Grundlage und nur für den vorgesehenen Versand überträgst. Zahlungs- und Abrechnungsdaten sind davon getrennt. Sie werden über Stripe verarbeitet und unter [Rechnungen und Zahlungsdaten verwalten](https://docs.printstack.de/konto-abrechnung/rechnungen-und-zahlungsdaten) gesondert erklärt. ## Wie Sendungsdaten geschützt werden Inhalts- und Adressfelder von Sendungen werden nicht im Klartext gespeichert, sondern verschlüsselt. Das gilt auch für die Sendungsdaten, die Printstack über eine Integration oder die API annimmt. Zugangsdaten und Verbindungstokens werden ebenfalls geschützt gespeichert und nach ihrer Einrichtung nicht im Klartext angezeigt. Die Verschlüsselung verhindert nicht die notwendige Verarbeitung: Printstack entschlüsselt Daten nur für einen berechtigten Nutzer deiner Organisation oder für einen erforderlichen Verarbeitungsschritt, beispielsweise zur Anzeige, Bearbeitung oder zum Export. ### Kein regulärer Klartextzugriff durch den Support Der normale Printstack-Support meldet sich nicht als Kunde in deinem Account an. Auch die regulären internen Administrationsoberflächen zeigen Inhalts- und Adressfelder von Mailing-Empfängern nicht im Klartext an. Ein Klartextzugriff auf diese Daten ist daher kein Bestandteil des üblichen Supportablaufs. Davon zu unterscheiden sind notwendige Konto- und Auditinformationen. Beispielsweise kann die E-Mail-Adresse eines Printstack-Nutzers für die Kontoverwaltung oder die nachvollziehbare Zuordnung sicherheits- und löschrelevanter Aktionen verarbeitet werden. ## Sendungsdaten selbst löschen Du kannst Daten bereits vor Ablauf der automatischen Löschfristen dauerhaft entfernen. ### Einzelne Sendung löschen Noch nicht übertragene Sendungen kannst du in der Kampagne öffnen und nach einer Bestätigung dauerhaft löschen. Das betrifft wartende, fehlerhafte und ausgeschlossene Sendungen. Bereits an die Deutsche Post übertragene Sendungen sind in der Oberfläche nur noch lesbar und können dort nicht einzeln gelöscht werden. ### Kampagne löschen Wenn du eine Kampagne löschst, entfernt Printstack die Kampagne einschließlich ihrer zugehörigen Mailings, Gutscheine und Einstellungen dauerhaft. Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. ## Automatische Löschfristen für Sendungsdaten | Zustand | Automatische Löschung | | --- | --- | | Übertragen und exportiert | 120 Tage nach dem Exportzeitpunkt | | Übertragen, aber ohne Exportzeitpunkt | 180 Tage nach Erstellung | | Wartend | 180 Tage nach Erstellung | | Fehlerhaft oder ausgeschlossen | 60 Tage nach dem neuesten noch offenen Validierungsfehler; ohne offenen Fehler 60 Tage nach Erstellung. Spätestens 180 Tage nach Erstellung. | Datensätze in einer laufenden Exportverarbeitung werden nicht mitten im Vorgang gelöscht. Nach dem Abschluss gelten wieder die normalen Fristen. Das Ende eines Printstack-Abonnements löst keine abweichende Sonderfrist aus. **Verantwortlichkeit** Übertrage nur Daten, die du für den konkreten Versand rechtmäßig verwenden darfst. Lege Lösch- und Berechtigungskonzepte auch in deinen Quellsystemen fest; die Printstack-Fristen ersetzen diese Pflichten nicht. ## Vertragliche Details und Leistungsbeschreibung Diese Seite gibt dir einen kompakten Überblick über die Datenverarbeitung in Printstack. Die verbindlichen Vertragsunterlagen findest du unter [AGBs](https://app.printstack.de/terms/). Dort stehen unter anderem der Hauptvertrag und die Leistungsbeschreibung mit weiterführenden Regelungen zu Leistung, Schutz und Löschung bereit.